ぷれぜん仙人です、
今日のテーマは「タスク管理」について
書いてみたいと思います！
タスク管理と一言に言っても、
サラリーマンとフリーランスだと
かなり考えるべき視点が違います。
私はフリーランスで独立して３年目です。
まだまだ課題だらけではありますが・・・
これから独立する方、独立したての方に向けて、
自分なりの学びをシェアしたいと思います！
サラリーマン時代とは異質なタスク管理
私がサラリーマンから独立して、
すごく戸惑った点、困った点として
誰もタスクを管理してくれない
というごく当たり前の現実があります。
これって至極当然のことなんですが、
直面してみると大変さを実感します。
サラリーマン時代には上司、部下、職場の仲間、
関係組織などの様々な関係者がいます。
自分が何か忘れていたり、やるべきことに
先手を打っていなかったりすると、
ダメだよ！
と誰かしらがダメ出ししてくれますし、
いつまでに、何を、どのくらいの水準で・・・
みたいなお尻叩きもしてくれるわけです。
そういったものが全て自分！
にのしかかってくるのがフリーランスです。
３つの視点を持てるか？？
フリーランスで重要なのは、
①社長
②管理者
③作業者
いう３つの視点を持ち合わせることです。
これができないとタスク管理は破綻します。
社長というのは方向性、ビジョン、何をすべきか？
なぜそれをすべきなのか？？などリーダーとしての視点。
管理者は、大きなスケジュールの全体像、
優先順位、効率的な順番など、マネジメントの視点。
作業者は、決まったタスクに対して、やる気を出し、
効率・品質を上げていく実務者の視点。
まず、自分の中にこの３つの視点を
持てるようにトレーニングしていくことが
とても重要なポイントだと思います。
（すごく難しいですが！）
大前提：”管理”の前に”選択”が重要！
大前提として認識しておくべき事は、
タスク管理の前に選択が重要ということ。
そもそも論として
重要なタスクを
やろうとしているか？
をまずチェックすべき、という意味です。
キツイ言い方になってしまいますが、、、
ゴミみたいなタスクを効率的に管理、実行
しても何の成果も出ません。
タスク管理にフォーカスしがちな状態は、
管理者や作業者の視点が強くなっている時です。
重要でないタスクを一生懸命やっても
どこにも辿りつきません。
その前の段階として社長としての視点、
つまり自分のビジネスを長期的に繁栄
させていく上で、
今、何をすべきなのか？
どの方向性に進んでいくべきなのか？
を考えるべきだと思います。
サラリーマンなら、何の戦略も戦術も無しに
目の前のタスクを効率的に処理していくだけでも
（少なくとも短期的には）
給料は入ってきます。
しかし、
フリーランスは自分のビジネスなので、
方向性とやるべきことをミスってたら、
タスク管理もくそもありません。
ここが抜けている状態で、
目の前にあるタスクを”処理していく”
ことを考えてしまうと、
毎日一生懸命長時間働いているのに
全然ビジネスが前に進んでいかない！
貧乏暇無し！
などの状態になってしまうので
気をつけてください。
この点については、こちらの記事で
詳しく解説しています！
タスク管理のポイント、実行の仕方
これまで書いてきたような前提条件が
を確認するのはすごく大切です。
「重要なタスクに取り組んでいる」
という大前提にはなりますが、
私がフリーランスのタスク管理で
重要だと思っているポイントを
書いてみたいと思います！
全部で５つあります！
１、時間軸はかなり短め
タスクを考える時は、
少し長めの視点（１〜３ヶ月）と、
短期的な視点（１日〜２週間以内）
の両方で考えるのが良いでしょう。
サラリーマンの感覚からすると、
時間軸が短すぎるんじゃないか？
と感じると思います。
私もサラリーマンの頃は、
年間、半年、四半期、１ヶ月、１週間
という時間軸でタスク管理をしていました。
でも、現実問題としてこれぐらいの
短い時間軸がフリーランスとして
働いていく上では重要だと思います。
フリーランスの時間感覚だと、
半年たったら半年前の計画とか
「どうでもよいこと」
になってたりします。
日々、動きながら戦略・戦術は
修正されていきます。
フリーランスや、小さい企業
の最大の強みはスピードです。
内部調整のたくさん必要な組織にない、
スピード感を持って、
朝令暮改を繰り返しながら
仮説検証していくことが重要です。
私も最初は半年、１年、２年とか
先の計画までを含めて考えていましたが、
全くの時間の無駄
だと気づきやめました。
最長でもタスクは３ヶ月先くらいのことを
視野に入れておけば良いと思っています。
もちろん、目標、ゴールは長期的
に持つべきだと思います！！
２、とにかく頭の中を書き出す！
これは基本ですが、とても重要です。
頭の中でぐるぐる考えているだけですと、
それは考えているフリで
何も考えていないのと一緒になります。
手書きのノートでも、デジタルなメモ帳等でも
何でもいいと思いますので、
とにかく脳内の情報を吐き出して、
目に見える形で考えることが重要です。
例えば、私は週の初めはこういうことを
やっていますね。
まず、書き出して整理することが重要
だと思います。
まず「書き出す」ところからスタートしてみるのも効果的です💡
— ぷれぜん仙人＠プロモーション・クリエイター (@presen_sen_nin) 2020年8月24日
・やりかけのタスク一覧
・現在の自分の課題一覧
・不安、悩み、恐怖、などのモヤモヤの言語化
・今週１週間で絶対にここまでやりたいこと
・今日終わらせること、今日仕込んでおくこと
脳がスッキリすれば生産性爆上がりしますよ😊 pic.twitter.com/DeFwZzQdg0
３、時間軸ごとにタスクを見える化する
書き出して整理したら、
取捨選択や優先度をつけて
タスクを忘れないように
見える化する必要があります。
- 手帳に書く人
- googleカレンダーに書く人
- 専用アプリを使う人
まあ、色々なやり方がありますよね。
これには人それぞれのやり方があると
思いますのでやりやすいものを選べば
良いと思います。
ただ、
アナログだといつでもどこからでも
アクセスできなくて不便だと思うので、
私のオススメはデジタルですね。
私はアップル信者で、
Mac、iPad、iPhoneと全部アップルで
統一されていているので
”リマインダー”のアプリを使ってます。
書き込めば全てのデバイスで
同期されるので便利ですね。
私の使い方としては、
- 今日実行するタスク
- 今週実行するタスク
- 短期的なアクションプラン
- 思いつきアイディア
みたいな感じで分けて管理しています。
最初は、「この１ヶ月のタスク」
みたいなこともやっていたのですが、
私には合いませんでした。
月初に立てていたタスクが、
途中でどうでも良いものになったり、
あるいは達成できなくて
嫌になったりもしますので・・・。
とりあえず思いついたものは
「アイディア集」の中に入れておきます。
そして後で精査した上で、
すぐに実行できるものは「今週」や「今日」
タスクの中に入れて実行します。
すぐにできない、今はできないものは
「短期的なアクションプラン」に入れておく感じ。
最近はこんな感じでやってますね。
あまり先の長いタスクは無視ですね。
目標として見据えておくことは重要ですが・・・。
４、タスクは不要になればすぐ削除！
タスクに縛られることは愚かだと思います。
管理者や実務者の視点だけでなく、
常に「社長の視点」も忘れないことが重要ですね。
タスク管理というのは、
「最優先事項を優先する！」
が重要です。
前に立てていたタスクでも、
重要度が下がればすぐにゴミ箱行きです。
ゴミタスクを消化しても
偉くもなんともありません。
時間は有限、フリーランスは頼れるものは
自分だけなので、どんどんタスクはアップデート
していくと良いです。
５、やる気の視点も重要！
タスクというのは難しいもので、
リストに入れた瞬間から「義務感」の
匂いがしてきます。笑
人間の無意識というのは、
義務感が嫌いです。
簡単に言うと、
やる気出なくなる！！
ということも起こりえます。
なので、私は常に「今日１日のタスク」
を最重要視しています。
今日１日のタスクは、毎朝、
新しくゼロベースで考えます。
前日の夜に考えると、
朝起きたら気分じゃない・・・
ということが起こりますので、
私は常に朝考えています。
タスクを書き出すこと自体に意味がある！
タスク管理の副作用的な効果ですが、
こうして書き出しておくことで
潜在意識が活性化しやすいと
いうメリットもあります。
今週はこれをやるんだ、今日はこれをやるんだ
と脳にインプットしておくことで、
いつの間にかそれに対する良いアイデアが
出たりもしますね。
これは、以前書いた記事ですが、
「ハコを用意すると中身が埋まる」
ということと同じ作用だと思います。
まとめ：３つの視点でタスク管理をしていこう！
今日はタスク管理について書いてみました。
私もまだまだ修行中、未熟者、という感じですが、
サラリーマン時代とはフリーランスのタスク管理は
明らかに違う視点が重要です。
重要なことは繰り返しになりますが、
①社長②管理者③作業者という３つの視点
を常に持つ（切り替える）ことですね。
無駄なタスクかも？？
と思ったら、容赦なく切り捨てて、
「重要度の高いアクション」を優先していく
ことが重要だと思います。
もちろん、
重要度というのは緊急性ではないです。
緊急なことばかりやっているとマズイので、
「第二領域の活動」をタスクに入れていくのは
めちゃくちゃ重要ですね。
何か参考になれば幸いです！
今日は以上です！
ぷれぜん仙人
