ぷれぜん仙人のブログ

〜言葉で人を動かす技術の探究〜

資料作成の仕事術【”漆塗り”のように価値を重ねていくのが最強!】

今日は、

 

資料のクオリティを効率よく上げながら、

スピーディーに資料を作成していくための方法論

 

をご紹介します。

 

「方法論」というと大げさに聞こえますね。

 

実は、そんな大層なものでもないです(笑)

 

私は誰に教わったわけでもなく、

学生の頃から自然とこうしていました。

 

大したものでもないのですが、

 

もし資料を作るのが遅い、とご自分で思っている方は知っていると、

今よりも効率的に資料が作れるようになると思います。

 

例えば、パワーポイント10枚の資料を作るとしましょう。

 

あなたは、どういう順序でその資料を作っていきますか?

 

私が思うに、

 

一番効率が悪いのが、

「一枚目から順々に、一枚一枚を完成させていく」

 

というアプローチです。

 

会社なんかでも

 

仕事の遅い割に、資料のクオリティの低い方

 

がこのアプローチを取っているように思えます。

 

では、どうすればいいのか?

 

私の場合は、

 

まず、資料の骨組みから作っていきます。

 

全体として何を伝えたいか?

一番キーになるメッセージは何か?

説得力を出すために、どんな論理構成がいいか?

 

こうした事を考えながら、

ページ構成を考えていくのです。

 

手書きでノートに書くこともあれば、

いきなりパワポを開いてしまう時もあります。

 

まあ、そこは気分ですね。

 

ただ、共通しているのが、

 

「そのページで何を伝えたいか

というメッセージを先に考える」

 

という事です。

 

中身にどんな事を書くか、

どんなグラフをつけるか、

どんな図解をつけるか、

 

そういう事は一切、考えません。

 

その作業が終わると、

 

何も中身がないが、トップのメッセージ

だけが入っている空のパワポが完成します。

 

これが骨組みです。

 

これを眺めながら、論理が通っているか?

足りないページはないか?というチェックをします。

 

そして、次が大事なのですが、

 

「気の向いたページから中身を作っていく」

 

という手順で進めていきます。

骨組みに肉をつけていく作業になります。

 

ここで、気が向くという事は、

自分の中にイメージが降りてきている証拠です。

 

そういう状態で作成をするとサクサク進みます。

 

一方で、手が止まっちゃうようなページで、

「うーん、うーん」と頭を捻るのは

ハッキリ言って時間の無駄なのでやめましょう。

 

気の向いたページでも、ちょっと手が止まった時点で作業をやめて、

他のサクサク作業が進むページに移ります。

 

こうして作業を進めていくと、

「中途半端な仕上がりのページ」

が大量にできてきます。

 

でも、それでOKです。

 

ちょっとずつ、気分の向くページから完成度を上げていくのです。

 

マジメな人は、一枚も仕上がらずに、中途半端なページを

量産している状態に気持ち悪さを感じるかもしれません。

 

でも、こうして、

 

チョコチョコと、1ページ1ページに

価値を塗り重ねていくように作っていくのが、

 

実は、

最速でクオリティの高い資料を作るコツです。

 

私は、これを”漆塗り”アプローチと勝手に命名しています。

 

何回も何回も漆を塗り重ねるように、

つまみ食いで資料を完成させていきます。

 

こうする事によって、

 

(1)手が止まらずにサクサクと

   作業が進むので気分が良い。

   気分が良いと

  「良いアイディアが降ってくる」

 

(2)しばらく放置している間に、

   潜在意識の中で情報が熟成されて

  「良いアイディアが降ってくる」

 

という大きなメリットがあります。

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資料作成が遅い、と自信のない方は一度試してみても良いと思います!